Imena strank, kontaktni podatki, pogodbe zaposlenih, evidence in različni obrazci. Prav tu pride na vrsto DPO oziroma pooblaščena oseba za varstvo podatkov. Vse to podjetja uporabljajo pri svojem delu, pri tem pa morajo paziti, kaj s podatki počnejo in kdo ima dostop do njih. Naloga te osebe je spremljati, ali podjetje ravna skladno s pravili, ter opozoriti, kadar se pokažejo težave. Podjetje potrebuje nekoga, ki razume zahteve GDPR in slovenskega ZVOP-2 ter zna pojasniti, kaj te zahteve pomenijo pri vsakodnevnem delu. Ni dovolj, da pravilnik obstaja v mapi na računalniku. Zaposleni morajo vedeti, kako ravnati s podatki, tudi kadar se jim mudi ali dobijo nenavadno zahtevo.
DPO je lahko zaposlen v podjetju ali prihaja od zunaj
Za to delo ni nujno zaposliti nove osebe. Podjetje lahko izbere primernega zaposlenega ali se dogovori z zunanjim strokovnjakom. Pri odločitvi šteje predvsem obseg dela, ki ga prinaša obdelava osebnih podatkov, ter znanje, ki ga organizacija že ima. DPO mora poznati zakonodajo in razumeti, kako se pravila uporabljajo v praksi. Prav tako mora imeti dovolj neodvisnosti, da lahko opozori na nepravilnosti, tudi če ugotovitve vodstvu niso najbolj všeč. Če podjetje nima ustreznega znanja med zaposlenimi, je zunanja pomoč lahko precej uporabna rešitev.
Njegovo delo se ne konča pri pregledovanju dokumentov
Pooblaščena oseba spremlja, kako podjetje ravna z osebnimi podatki, svetuje vodstvu in zaposlenim ter pomaga pri izboljšavah. Včasih gre za povsem vsakdanje vprašanje: ali lahko določene podatke pošljemo po elektronski pošti, kdo sme videti evidenco strank ali kdaj je treba dokumente izbrisati. Drugič je treba pregledati celoten postopek, ker podjetje uvaja nov sistem ali začne zbirati dodatne podatke. DPO lahko sodeluje tudi pri usposabljanju zaposlenih, pripravi notranjih pravil in oceni učinka v zvezi z varstvom podatkov, kadar je ta potrebna. Ob stikih z nadzornimi organi pomaga pojasniti postopke in skrbi za ustrezno strokovno podporo. Pri tem ne prevzame vseh obveznosti podjetja. Odgovornost za skladno poslovanje še vedno ostaja pri organizaciji.